DEFTERDARLIĞIMIZ GÖREV DAĞILIMI VE İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ

 

 

 

MARDİN DEFTERDARLIĞI GÖREV DAĞILIMI  VE İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ

 

 

AMAÇ

 

                   Bu yönerge ile Defterdarlığımıza çeşitli kanunlarla verilen görevlerin Defterdar ve Defterdar adına belirli bir iş bölümü düzleminde yerine getirilmesi ve imza yetkilerinin belirlenmesi, hizmette hızlı ve doğru bir akışın sağlanması bürokrasinin azalması görev ve sorumluluğun alt kademelerde paylaşılması ve müşteri ve iç müşteri (çalışanlar) memnuniyeti göz önüne alınarak Toplam Kalite Yönetimi çerçevesinde sağlıklı kararlar alınarak yürütülmesi amaçlanmıştır.

 

 KAPSAM

 

                   Çeşitli kanunlar ile ilgili mevzuat uyarınca Defterdarlığa bağlı Kamu hizmeti yürütülmekte olan birimlerimizin, çeşitli kamu kurum ve kuruluşları özel ve tüzel kişiler ve birimler arası yapacakları yazışmalarda ve yürütecekleri işlemlerde Defterdar adına imza yetkisinin kullanılma şekil ve şartlarını kapsar.

 

 

 

YASAL DAYANAK

 

            1- 178 sayılı Maliye Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri  Hakkında Kanun Hükmünde Kararname

            2- Mardin Valiliği Yazı İşleri Müdürlüğünün 13/04/2015  tarih ve 179 sayılı yazısı ekinde alınan ve  yürürlüğe giren “Mardin Valiliği İmza Yetkileri Yönergesi”

 

 

 

 TANIMLAR

 

            Bu Yönergede yer alan,

 

            Yönerge                      : Mardin Defterdarlığı İmza Yetkileri Yönergesini.

 

            Defterdarlık                : Mardin Defterdarlığını.

 

            Defterdar Yardımcısı             : Mardin Defterdar Yardımcısını.

 

            Birim                          : Mardin Defterdarlığına bağlı merkez ve ilçe birimlerini.

 

            Birim Amiri                : Mardin Defterdarlığına bağlı birimleri yöneten birim                        

                                                  amirlerini.

 

 

GENEL KURALLAR

 

            1- Personelimizin tamamı, mali kanunların uygulanmasında, mükellefiyetleri bulunmasa dahi, tüm kamu kuruluşlarına, mükelleflerimize ve diğer iş sahiplerine; görevlerinin tabii bir gereği olarak, azami kolaylığı gösterecekler ve işleri süratle ve ilgili mevzuat çerçevesinde sonuçlandıracaklardır.

            2- Gerek hizmet binaları dahilinde ve gerekse mükelleflerin iş yerlerinde yapılan çalışmalarda, mükellef ve vatandaşlara karşı son derece nazik, ölçülü ve saygın davranmaya dikkat edilcek, tartışma ortamı yaratılmaktan kaçınılacak, yeterince ve kesin olmayan konularda fikir beyan edilmeyecektir.

            3- Çalışma saatlerine tam olarak uyulacaktır. Çalışma yerinden ayrılan görevli, ayrılma süresi ve ayrılış nedeni  ne olursa olsun durumu amirine iletecek ve onun izin ve bilgisi dahilinde görev yerini tekedebilecektir. Böylece, mesai saatleri içerisinde yerinde bulunmayan memurun nerede olduğunu daire amiri bilecek ve konunun takibinde üst makama karşı sorumluluk daire amirinde olacaktır.

            4- Görevin iyi, etkin ve doğru olarak ifa edilebilmesi için her personel, en azından kendi görevi ile ilgili mevzuatı yakından takip edecek; birim amirleri sık sık personelin mevzuat yönünden yetişmesi için eğitim çalışmaları yapacak ve yaptıracaktır. Personelin bilgi ve beceri durumu, makam tarafından da yakinen izlenecektir.

            5- Diğer işlerin birim amirlerince takibinin yanı sıra; bizzat Makam havaleli ve imzalı işler özellikle takip edilecek, kısa sürede sonuçlandırılması sağlanacak ve neticeden Makam haberdar edilecektir.

            6- Birimlerimize gelen her türlü faksların Defterdarın havalesinden geçmesi sağlanacaktır.

7- Birim amirleri, birimlerinden çıkan yazıların doğruluğundan ve Başbakanlık, Bakanlık, Valilik Yönergeleri ve bu Yönergede belirtilen usul ve esaslara  uygunluğundan sorumludur.

 

 

 YETKİ  DEVRİNDEKİ  İLKE VE ESASLAR   

 

                   1- İmza yetkisinin devrinde, Defterdarın her konuda havale, imza ve onay yetkileri saklıdır.

                   Keza çeşitli Kanun, Tüzük, Yönetmelik ve İşlem Yönergesi gibi ilgili mevzuatın birim amirleri ve denetmenlere verdiği imza yetkisi saklıdır.

                   2- Kendisine yetki devredilen bu yetkiyi devredemez. Yetkilerin tam ve doğru kullanılması esastır.

                   3- İmza yetkisinin devri konusunda bu yönerge hükümlerine ve kanunlara riayeti sağlamak amacıyla  Defterdar,   birimlerde denetleme yapacaktır.

                   4- Defterdar adına imza yetkisi kullanılarak imzalanacak yazılarda, ad ve soyadın altına ortalanarak “Defterdar a.” yazılacak ve bunun altına da yine ortalanarak makam unvanı yazılacaktır. Yazılarda yetkilinin adı küçük soyadı büyük harflerle yazılacaktır.

                   5- Bütün yazışmalar 02.12.2004 tarih ve 25658 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik“ hükümlerine göre yapılacaktır.

                   6- Yetki devredilmiş  Daire amirleri imzaladığı yazılarda Defterdarın bilmesi gereken hususları takdir ederek Makama bilgi vermekle yükümlüdür.

                   7- Gizli konularda gizliliğe azami riayet edilecektir.

                   8- Gizlilik dereceli (Çok Gizli, Gizli, Hizmete Özel) bütün evrakların zarfları bizzat Defterdar tarafından, gizlilik derecesi “Kişiye Özel” zarflar ilgilisi tarafından açılacaktır.

                   9- Yazılar, varsa evveliyatı ve ekleri ile birlikte imzaya sunulacaktır.

                   10- İvedi ve günlü yazılar gecikmeye ve tekide mahal bırakılmadan takip edilecektir. Tekitler not edilecek ilgili birimce cevaplandırılması sağlanacaktır.

    11- Defterdar tarafından havale edilen tüm yazılar (telefaks dahil)  ilgili birimlere intikal ettirilecek,  Genel Tebliğ, Genel Yazı, Mütalaa gibi yazıların birer örnekleri ilgili birimlerce Defterdara  takdim edilecektir.

           

   12- Daire Amirleri tüm personelin kılık ve kıyafetlerinin Yönetmeliğe ve genel tutum ve davranışlarının memuriyet adabına uygunluğu zaman zaman araştırılarak ve gerekirse dikkatleri çekilerek tarafıma bilgi verilecektir.

  13- Daire Amirleri düzenli olarak  mesai kontrolü yapacaklar ve personelin mesaiye riayet etmesi konusunda gereken özeni göstereceklerdir, birim temizliğinden öncelikle sorumlu olacaklardır.                                                                               

                 14- Defterdar bulunmadığı zamanlarda evrak sevk ve havalesine Personel Müdürü yetkilidir.

 

 DEFTERDARA DOĞRUDAN BAĞLI BİRİMLER

 

            1- Defterdarlık Uzmanlığı Koordinatörlüğü

            2- Özel Büro

 

 DEFTERDAR TARAFINDAN BİZZAT YÜRÜTÜLECEK İŞLEMLER

 

            1- Kanun, Tüzük, Yöntmelik ve ilgili mevzuatlarda doğrudan doğruya Defterdar tarafından imzalanması gereken  yazı ve onaylar.

            2- 5442 sayılı İl idaresi Kanununun 9. maddesinin (B) fıkrasında belirtilen “Hesabata ve Teknik Hususlara Ait” yazıların imzalanması.

            3- Yeni bir hak ve görev doğurmayan, bir direktif veya icra talimatını kapsamayan, vali veya vali yardımcısının imzalaması gerekenlerin dışında kalan yazıların Vali adına imzalanması.

            4- Defterdarlığımıza intikal eden şikayet ve dilekçelerin veya yazıların, 4483 sayılı Kanun veya Disiplin yönünden işlem gerektirmesi halinde konuyu değerlendirmek üzere Valiliğe gönderilecek yazıların  imzalanması.

5- 5018 sayılı Yasa gereği Harcama Yetkilisi ve 2886 sayılı Yasa gereği İta Amirliği ile ilgili her türlü onay, karar ve yazıları imzalamak.

            6- Defterdarlık Uzmanlarının çalışma programlarının onaylanması, incelenmesi veya araştırılması gereken konulara ilişkin yazıların imzalanması.

            7- Dairelerin belli dönemlerde Bakanlıklara mutat olarak gönderecekleri istatistiki bilgilere ait yazı ve cetveller.

            8- Vali veya Vali Yardımcısının onayından geçmiş işlem ve kararların işleme konularak, ilgili merciine veya muhatabına gönderilmesine veya tebliğine ilişkin yazılar.

            9- Vali ya da ilgili Vali Yardımcısının görüp ilgili dairelere veya alt birimlere gönderilmesini belirttikleri genelgelere ilişkin yazıların imzalanması,

            10- Adli ve İdari Yargı (İcra Daireleri dahil) kuruluşlardan Valilik aracı kılınmadan doğrudan gelen yazılara verilecek cevap yazıları,

            11-Merkez ve İlçe Valilik atamalı personelin derece ve kademe terfi onaylarının imzalanması ve Merkez birimleri haricinde İlçe birimlerine duyurulmasına ilişkin yazıların imzalanması.

            12- Evrakın noksanlığının tamamlanması için alt birimlere ve ilçelere yazılan yazılar.

            13- Bir işlemin tamamlanması için lüzumlu bilgilerin istenmesine ilişkin yazılar.

            14- Ödeneklerin alt birimlere ve ilçelere duyurulmasına ve gönderilmesine ilişkin yazılar.

            15- Meslek içi eğitim kurslarına başlayış ve bitimlerini bakanlığa ve alt birimlerine bildirilmesine ilişkin yazılar.

            16-Taşınır Mal Yönetmeliğinin uygulanmasına ilişkin onaylar ve diğer yazılar.

            17- Askerlik erteleme işlemleri.

            18- Valilik Makamına hitaben İl Defterdarlığına gelen faksların havalesi.

            19- Merkez birimlerinde görev yapan Bakanlık ve Valilik atamalı personelin il dışı ve il içi görevlendirme ve il içi araç görevlendirme onayları.

20-Malvarlığı araştırması yapılması, denetim tutanaklarının ilgili Defterdarlıklara gönderilmesi yazıları.                                                                                                                                  

21- 6183 sayılı Kanunun 64. maddesi ve Seri A Sıra No.1 Tahsilat Genel Tebliği kapsamında  10.000 TL ve üzeri haciz varakalarının onaylanması.

            22-Birim Müdürleri, Müdür Yardımcıları, Defterdarlık Uzmanlığı Koordinatörlüğüne  bağlı Uzmanlar, Hazine Avukatları ve Sivil Savunma Uzmanının yıllık, mazeret ve kanuni izin onayları.

            23- Defterdarlığımızda görev yapan  tüm personelinin mazeret (657/C)  ve sağlık izin onayları.

            24- Yaygın ve yoğun vergi denetimi ile diğer vergi denetimlerinin  programlarının hazırlanması ve koordinesine ilişkin işlemler.

            25- Mükelleflerin tereddüt ettikleri konularda Defterdarlık birimleri tarafından yazılması gereken mütalaa türündeki yazıları imzalamak.

            26- Uzlaşma Komisyonuna başkanlık etmek.

           27- Merkez ve İlçe Valilik-Bakanlık atamalı personelin yurt dışı izin onaylarının imzalanması.

           

 

İLGİLİ BİRİM AMİRLERİNCE YAPILACAK İŞLEMLER

 

            1- Mevzuatla birim amirlerine verilen (imza yetkisi dahil) görev ve yetkilerin kullanılması.

            2- Defterdarlığımıza yanlış gelen veya önem arz etmeyen yazıların Merkez Birimleri içerisinde ilgili yerlere gönderilmesine ilişkin üst yazıların  Defterdar adına imzalanması.  

            3- BİMER kapsamında şahıslara verilecek cevabi  yazıların imzalanması.

            4- Doğrudan Müdürlüklere hitaben yazılan dilekçe ve yazıların  birimlere havale edilecek ve  gerekiyorsa Makama bilgi vereceklerdir. Ayrıca dilekçelere Defterdar adına cevap vereceklerdir. Ancak dilekçe İl Makamına veya Defterdarlık Makamına hitaben yazılmışsa Defterdar tarafından havale ve imza edilecektir.

            5- Birim amirleri dairelerinin iş ve işlemleri ile temizlik ve güvenliğinden birinci derecede sorumludur.

            6- Her birim amiri kendisine bağlı   Şef, Uzman ve  diğer personelin yıllık, mazeret (ölüm, doğum, evlenme) izinlerini verebileceklerdir.

            7- 6183 sayılı Kanunun 64. maddesi ve Seri A Sıra No.1 Tahsilat Genel Tebliği kapsamında 10.000 TL’ye kadar haciz varakaları  Vergi Dairesi Müdürü tarafından imzalanacaktır.

            8- İmzadan çıkmış olan (sağlık, vekalet, terfi, yurt dışı onayı, görevlendirme vb. ) onayların Merkez birimlerine gönderilmelerine ilişkin üst yazılar Personel Müdürü tarafından imzalanacaktır. 

            9- Yurt dışına çıkacak öğrencilerin harç belgelerinin Gelir Müdürü tarafından imzalanması.

10- İl Merkezi içindeki araç görev emirleri,

                        - Gider birimleri  için aracın görevlendirildiği birim amiri,

                        - Gelir birimleri için;

                           Vergi Dairesi Müdürlüğünün aracının Vergi Dairesi Müdürü,

                           Gelir Müdürlüğü aracı için Gelir Müdürü tarafından imzalanacaktır.

 

                                                                                                                                    

 ESKİ YÖNERGE

 

                   Daha önce bu konuda yayımlanmış yönergeler yürüklükten kaldırılmıştır.

 

 SONUÇ

 

                   Defterdarlığımızın görev alanı içinde iş ve işlemlerin doğru, zamanında ve etkin bir şekilde yerine getirilmesini sağlamak amacıyla yapılmış olan bu Görev Dağılımı ve  İmza Yetkileri Yönergesinin 04/06/2015 tarihinden itibaren yürürlüğe konulmasını rica eder başarılar dilerim.

 

 

 

 

                                                                                                                              Zafer GÜLER 

                                                                                                                                   Defterdar